Secrétaire de Direction (H/F) – SAF – CDI Temps Plein

Secrétaire de Direction (H/F) – SAF – CDI Temps Plein

Appel à Candidature
Le Service d’Accueil Familial géré par l’Association Rénovation

recrute en CDI
1 SECRÉTAIRE DE DIRECTION à Temps Plein (H/F) 

Le Service d’Accueil Familial bénéficie d’un double habilitation, judiciaire & administrative. Le SAF accueille jusqu’à 141 jeunes âgés entre 0 & 21 ans, auprès de familles d’accueil agréées par la Protection Maternelle Infantile avec le soutien d’une équipe pluri disciplinaire. Cette mission s’exerce selon les orientations du projet d’établissement du SAF et dans le cadre d’une décision judiciaire ou d’une décision administrative. 

Missions
Sous la responsabilité de la directrice et par délégation des directeurs-adjoints, vous avez un rôle d’interface privilégiée avec l’ensemble des interlocuteurs externes et internes, et les missions à assurer sont les suivantes : 

  • Assister la direction dans l’exercice de ses responsabilités administratives 
  • Transmettre les informations émanant du service, de la DG à l’ensemble du personnel 
  • Garantir la collecte et du traitement de l’information et vous veillez à sa mise en circulation dans le respect des procédures relatives à la qualité définie par la direction 
  • Assurer la préparation administrative et Assister à des réunions et rédiger des synthèses la préparation et les diffuser après validation. 
  • Rédiger des courriers divers 
  • Gérer administrativement l’activité du service : participation à l’élaboration du rapport d’activité / élaboration et envoi du tableau des effectifs des jeunes à la PJJ / création du contrat d’accueil.

Gérer en matière des ressources humaines, en lien avec les collègues comptabilité et paye du service et de la direction générale : 

  • La Participation aux formalités administratives de recrutement ; (information, composition dossier,….) 
  • L’Ouverture du dossier des salariés 
  • La Création du contrat de travail et gestion des documents liés à l’embauche ; 
  • L’Elaboration des déclarations préalables à l’embauche ; 
  • Participation à l’organisation des formations en interne ; (60h, formation interne) 
  • Information des salariés des diverses réunions de travail et gestion d’organisation de ces réunions 
  • Gestion des congés des AF (SAF, Estancade 40, Estancade 64), saisie planning des congés des AF 
  • Réception des demandes de formation, colloque….
     
  • Suivre le dossier administratif des jeunes : ouverture des dossiers papiers et informatiques du jeune, gestion des dossiers CMU, gestion de l’assurance protection civile et scolaire. 
  • En lien avec les services de la direction générale : Gestion du matériel, des véhicules, gestion des assurances des véhicules, suivi de la gestion du matériel informatique et téléphonie : inventaire ; Suivi des visites de sécurité (registre et matériel de sécurité : extincteurs, alarme, incendie….). 
  • Gérer les sinistres : Réception des déclarations de sinistre, transmission du dossier à l’assurance ou à l’ASE, suivi du dossier de sinistre. 
  • Participer à la vie institutionnelle : 
  • Participation aux réunions administratives du service, aux réunions à la DG, à la démarche qualité ; 
  • Intervention lors de la formation de 60h des AF ; 
  • Participation à la régulation institutionnelle. 

Profil 

  • Une maitrise au poste très rapide étant attendue
  • Une expérience de 10 dans la fonction ans est attendue du candidat
  • Obtention d’un bac ou équivalent bac obligatoire.
  • Vous assurez avec discrétion et efficacité la gestion d’un agenda complexe, l’organisation de déplacements et de réunions.
  • Vos qualités relationnelles et votre capacité d’analyse sont reconnues (Écoute – disponibilité – réactivité – capacité d’analyse
  • Capacité d’adaptation à la diversité des situations
  • Respect d’autrui et absence de jugement de valeur
  • Le Permis B est obligatoire 

Compétences 

  • Connaissance du secteur de la protection de l’enfance souhaitée
  • Maîtrise obligatoire du Pack Office
  • Maîtrise de logiciels EIG RH, SILAGE.
  • Connaissance de la CCN66 

Statut 

  • Grille de technicien supérieur. 

Lieu de travail au jour de l’embauche : Saint-Sever, 40500 

Poste à pourvoir au plus tard le 01/01/22 

Les personnes intéressées sont priées d’adresser leur candidature (CV et lettre de motivation) avant le 8 décembre 2021, à : 

Service d’Accueil Familial
Madame la Directrice, SCROCCARO Nancy 
Avenue du Tursan 40500 SAINT SEVER

Candidater